Algemene voorwaarden van Bestuursdossier

1. Wie wij zijn en op wie deze voorwaarden van toepassing zijn

Bestuursdossier is een uitgave van MLJ, met SIREN 934 769 837, ingeschreven onder 934 769 837 R.C.S. Paris. De volledige gegevens staan in het colofon. In deze voorwaarden noemen wij MLJ "wij" en de vereniging, stichting of andere organisatie die van de dienst gebruikmaakt "u".

Deze voorwaarden zijn van toepassing op het bezoek aan deze site, op elke aanvraag die u via het contactformulier doet en op elke overeenkomst die daaruit voortkomt. Voorwaarden van uw kant gelden alleen als wij die schriftelijk hebben aanvaard.

2. Wat de dienst is

Bestuursdossier is software waarmee een bestuur de bestuurlijke stukken van een vereniging of stichting ordent en overdraagbaar houdt: statuten en huishoudelijk reglement, functieverdeling en termijnen, besluitenlijst en verslagen, machtigingen en verzekeringen, een verwerkingsregister, en een overdrachtspakket voor een bestuurswissel.

Bestuursdossier is uitdrukkelijk geen boekhoudpakket, geen ledenadministratie en geen juridisch advies. Wij stellen geen statuten op, wij beoordelen niet of een besluit rechtsgeldig is en wij treden niet op als bestuurder of gemachtigde van uw organisatie. Voor een statutenwijziging of een juridische beoordeling schakelt u een notaris of een jurist in.

3. Deze site is nu een vitrine

Op dit moment is deze site een vitrine. U kunt hier geen account aanmaken en niets afrekenen. Wat u via het formulier verstuurt, is een vrijblijvende aanvraag: een verzoek om een rondleiding, een vraag of een verzoek om een offerte. Er ontstaat daardoor nog geen overeenkomst en u verplicht zich tot niets.

Wij reageren binnen twee werkdagen op een aanvraag. Wij mogen een aanvraag weigeren, bijvoorbeeld als de dienst niet bij uw situatie past. Wij zeggen u dat dan ook gewoon.

4. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Een offerte is vrijblijvend en geldt dertig dagen, tenzij er een andere termijn in staat. Een overeenkomst komt tot stand zodra u een offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra wij op uw verzoek met het inrichten van uw dossier beginnen.

Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden ons niet.

5. Prijzen en betaling

De pakketten zijn Zegel voor 18 euro per maand, Bestuurskamer voor 38 euro per maand en Koepel voor 78 euro per maand. Prijzen zijn per maand en exclusief btw. Voor werk buiten de pakketten, zoals begeleiding bij een omvangrijke eerste inrichting, geldt de prijs uit de offerte.

Facturen voldoet u binnen de betaaltermijn die op de factuur staat. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Blijft betaling uit, dan sturen wij eerst een herinnering. Voor buitengerechtelijke incassokosten volgen wij de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.

Wij mogen de prijzen aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij ten minste een maand van tevoren per e-mail aan. Bent u het er niet mee eens, dan kunt u tegen de ingangsdatum opzeggen.

6. Duur en opzegging

De overeenkomst loopt per maand en verlengt zich telkens met een maand. U kunt per maand opzeggen, per e-mail aan jimenezjulien42@gmail.com. Wij hanteren geen opzegtermijn van meerdere maanden en geen stilzwijgende verlenging met een jaar.

Bij beëindiging exporteert u het volledige dossier als map met bestanden en een overzicht, zodat uw organisatie haar eigen stukken houdt. Wij verwijderen uw gegevens daarna binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst staat. Vraag de export aan vóór de einddatum.

Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als u de dienst gebruikt in strijd met de wet of met deze voorwaarden, of als er ondanks aanmaning niet wordt betaald.

7. Wat u van ons mag verwachten

• Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar en veilig te houden, en om storingen zo snel als redelijkerwijs mogelijk is te verhelpen.
• Onderhoud dat de dienst tijdelijk onderbreekt, kondigen wij vooraf aan, behalve bij spoed.
• Wij verwerken de gegevens in uw dossier alleen in uw opdracht, op grond van een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
• Wij beantwoorden vragen over de dienst per e-mail, binnen twee werkdagen.
• Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken uw dossier niet voor advertenties of profilering.

8. Wat wij van u verwachten

• U zorgt dat de gegevens die u invoert juist zijn en dat u ze mag verwerken.
• U beheert de rollen zorgvuldig: wie geen bestuurder of aangewezen vrijwilliger meer is, sluit u af.
• U deelt inloggegevens niet met mensen buiten uw organisatie.
• U blijft zelf verantwoordelijk voor uw wettelijke verplichtingen, waaronder de inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel, de verplichtingen uit de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen en, als u een ANBI bent, de publicatieplicht op internet.
• U gebruikt de dienst niet voor onrechtmatige doeleinden en probeert de beveiliging niet te omzeilen.

9. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit voor de dienst heeft betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste subsidie en gederfde inkomsten. Evenmin zijn wij aansprakelijk voor de gevolgen van besluiten die uw bestuur neemt, voor onjuiste of onvolledige gegevens die u invoert, of voor het niet nakomen van uw eigen wettelijke verplichtingen.

De artikelen op deze site zijn algemene voorlichting en geen advies over uw situatie. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

10. Intellectueel eigendom

De software, de teksten, de vormgeving en de opbouw van deze site en van de dienst zijn en blijven eigendom van MLJ. U krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

De inhoud die u in uw dossier zet, blijft van uw organisatie. Wij maken daar geen aanspraak op en gebruiken die inhoud niet voor eigen doeleinden.

11. Privacy

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring. Voor de gegevens in uw dossier bent u verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; die verhouding leggen wij vast voordat het dossier in gebruik wordt genomen. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Welke cookies deze site gebruikt, leest u in het cookiebeleid.

12. Overmacht

Bij overmacht mogen wij onze verplichtingen opschorten. Onder overmacht verstaan wij in elk geval een storing bij onze hostingpartij, een grootschalige internetstoring, een stroomuitval en overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst opzeggen zonder schadevergoeding.

13. Klachten

Bent u ergens ontevreden over, meld dat dan binnen dertig dagen per e-mail aan jimenezjulien42@gmail.com, met een omschrijving van wat er speelt. Wij reageren binnen twee werkdagen en zoeken eerst samen met u naar een oplossing.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst die daaruit voortvloeit is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

15. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging kondigen wij ten minste een maand van tevoren per e-mail aan. Bent u het niet eens met de nieuwe versie, dan kunt u tegen de ingangsdatum opzeggen. De datum bovenaan deze pagina geeft aan welke versie geldt. Vragen over deze voorwaarden stelt u via het contactformulier.