Bestuursdossier houdt statuten, besluiten, functieverdeling en WBTR-afspraken van uw vereniging of stichting zo bij dat een nieuw bestuur binnen een avond weet waar het aan begint.
Vastgesteld in de bestuursvergadering, getekend door de secretaris
Een vereniging zonder betaald bureau draait op mensen die er hun avonden in stoppen. Als zij na drie jaar stoppen, verdwijnt het geheugen van de vereniging vaak met hen: in een oude mailbox, op een laptop van de vorige penningmeester, in een map waar niemand meer bij kan.
De akte ligt bij iemand thuis, de laatste wijziging is nooit gescand en het huishoudelijk reglement bestaat in drie versies. Bij de eerste discussie over stemrecht of over een uitgave die goedkeuring nodig heeft, valt de vergadering stil.
Inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is verplicht, maar bestuurders die al twee jaar weg zijn staan er soms nog in. Dat wringt bij de bank, bij subsidieaanvragen en bij de vraag wie de vereniging mag vertegenwoordigen.
Notulen staan in losse bestanden met namen als definitief-2 en echt-definitief. Wie zoekt naar het besluit over de contributieverhoging, leest zeven verslagen door en weet daarna nog steeds niet of het is aangenomen.
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen geldt sinds 1 juli 2021 en regelt onder meer tegenstrijdig belang, aansprakelijkheid van bestuurders en belet en ontstentenis. Zonder vastlegging blijft het een agendapunt dat elke vergadering doorschuift.
Ledenlijsten, verklaringen omtrent het gedrag en bankgegevens gaan als bijlage door de mail. Terwijl de Algemene verordening gegevensbescherming sinds 25 mei 2018 gewoon voor verenigingen geldt, ook als er geen betaalde kracht rondloopt.
De vertrekkende secretaris doet zijn best, maar draagt over wat hij zich herinnert. De nieuwe secretaris ontdekt de rest pas als er iets misgaat: een verlopen verzekering, een vergeten machtiging, een subsidie die om stukken vraagt.
U hoeft geen archief op te bouwen voordat u begint. Bestuursdossier werkt van voren naar achteren: eerst wat u vandaag nodig heeft, daarna wat u onderweg tegenkomt.
U vult de basisgegevens in: naam, rechtsvorm, KVK-nummer van acht cijfers, RSIN als u een rechtspersoon bent, en de datum van de laatste statutenwijziging. U uploadt de akte en het huishoudelijk reglement. Vanaf dat moment heeft iedere bestuurder dezelfde versie voor zich.
Per bestuurder legt u de functie vast, de datum van benoeming en de termijn volgens de statuten. Het dossier waarschuwt wanneer een termijn afloopt en toont welke gegevens afwijken van wat in het Handelsregister staat.
Na elke vergadering zet u de besluiten in de besluitenlijst, met de datum en het bijbehorende verslag. Zoeken gaat daarna op onderwerp, niet op bestandsnaam. Financiele stukken bewaart u met de bewaartermijn van zeven jaar in beeld.
Zodra er een wissel aankomt, maakt u het overdrachtspakket: statuten, functieverdeling, lopende afspraken, machtigingen en openstaande punten in een overzicht. De nieuwe bestuurders krijgen toegang, de vertrekkende leden worden netjes afgesloten.
Zeven onderdelen, allemaal gebouwd rond de vraag die een vrijwilligersbestuur het vaakst stelt: waar staat dat ook alweer, en wie heeft dat besloten?
De geldende akte, het huishoudelijk reglement en eerdere versies bij elkaar. Per onderwerp ziet u wat uw statuten regelen en wat de WBTR sinds 1 juli 2021 al rechtstreeks regelt.
Wie zit er, sinds wanneer, met welke functie en tot welke datum. Aftreedroosters worden zichtbaar voordat een termijn stilzwijgend verloopt, en u ziet wat er nog bij de KVK moet worden doorgegeven.
Elk besluit krijgt een datum, een korte formulering en een verwijzing naar het verslag. Zo eindigt de discussie over wat er vorig jaar precies is afgesproken binnen een minuut.
Eén knop maakt het pakket voor de opvolger: statuten, rollen, lopende verplichtingen, contactpersonen, machtigingen en een lijst met wat nog open staat. Ook te printen voor wie liever op papier leest.
Toegang hangt aan de functie, niet aan een persoonlijk mailadres. Wie geen bestuurder meer is, verliest de toegang zodra u de rol beeindigt. Kascommissieleden krijgen alleen de stukken die zij nodig hebben.
Een verwerkingsregister volgens artikel 30 AVG dat u zelf invult, plus herinneringen voor bewaartermijnen zoals de zeven jaar voor de administratie. U ziet in één oogopslag wat verouderd is.
Algemene ledenvergadering, jaarstukken, kascommissie en decharge staan als terugkerende punten klaar. Voor ANBI's houdt u bij welke gegevens u dit jaar op internet heeft gepubliceerd.
Niet meer papier, maar minder gedoe. Dit merkt u in de eerste vergaderingen nadat het dossier staat.
Wij tonen geen logo's van verenigingen en geen sterren die niemand kan controleren. Wat wel klopt, staat hieronder.
Bestuursdossier ordent de bestuurlijke stukken van uw vereniging of stichting en maakt ze overdraagbaar. Het is geen boekhoudpakket, geen ledenadministratie en geen juridisch advies.
Wij schrijven uw statuten niet en bepalen niet of een besluit rechtsgeldig is. Wij zorgen dat u het terugvindt en dat de volgende lichting het begrijpt.
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen geldt sinds 1 juli 2021 en regelt onder meer tegenstrijdig belang, aansprakelijkheid van bestuurders en een regeling voor belet en ontstentenis. Inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel is verplicht; het UBO-register wordt door de KVK bijgehouden en is sinds het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022 niet meer openbaar toegankelijk voor het algemene publiek.
Voor ANBI's geldt een publicatieplicht op internet. Die punten staan als vaste agendapunten in het dossier.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Wij verkopen niets door en gebruiken uw dossier niet voor advertenties. Een datalek melden wij binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert.
Meer daarover leest u in de privacyverklaring en in het cookiebeleid.
Bestuursdossier wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Hij schrijft de artikelen op deze site zelf en beantwoordt ook zelf de berichten die binnenkomen.
Lees wie hij is en hoe hij werkt op de pagina over de auteur.
Een geschetste situatie, geen klantverhaal. Een toneelvereniging kiest in november een nieuwe secretaris. In het dossier staat dat de statuten in 2009 voor het laatst zijn gewijzigd, dat de penningmeester nog een jaar te gaan heeft en dat de verzekering in maart afloopt. De nieuwe secretaris opent het overdrachtspakket, ziet drie openstaande punten en zet ze op de agenda van de eerstvolgende vergadering. Er hoeft niemand te bellen met de vorige secretaris.
Uw bericht komt rechtstreeks in de mailbox van Jimenez Julien. U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord met een voorstel voor een rondleiding van een half uur. Er volgt geen belscript en geen automatische reeks verkoopmails.
Prijzen per maand, exclusief btw. U betaalt per maand en stopt per maand. Bij vertrek exporteert u het volledige dossier als map met bestanden en een overzicht.
18 euro per maand
Genoeg voor een vereniging die vooral orde wil in de stukken.
38 euro per maand
De opzet die past bij een vereniging met commissies en een ledenvergadering.
78 euro per maand
Voor koepels, federaties en stichtingen die meer dan één bestuur ondersteunen.
De vragen die bestuurders stellen voordat zij een rondleiding aanvragen, met het antwoord dat wij ook aan tafel zouden geven.
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen geldt sinds 1 juli 2021 rechtstreeks, ook als uw statuten nog niet zijn aangepast. Regels over tegenstrijdig belang, aansprakelijkheid van bestuurders en belet en ontstentenis werken direct door. Bestuursdossier zet per onderwerp naast elkaar wat uw statuten zeggen en wat de wet regelt, zodat u ziet waar een wijziging bij de notaris echt nodig is en waar een bestuursbesluit volstaat.
Het dossier hangt aan de vereniging of stichting, niet aan een persoon. U draagt het over door de nieuwe bestuurders aan hun rol te koppelen en de vertrekkende leden af te sluiten. Het overdrachtspakket bundelt statuten, actuele functieverdeling, lopende besluiten, machtigingen en openstaande afspraken in een overzicht dat de nieuwe penningmeester of secretaris op de eerste vergadering kan doornemen.
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. Toegang loopt via rollen: wie geen bestuurder of aangewezen vrijwilliger meer is, verliest de toegang zodra u die rol beeindigt. Wij verkopen geen gegevens door en gebruiken uw dossier niet voor advertenties of profilering.
Nee. Bestuursdossier is geen boekhoudpakket en geen ledenadministratie. Het legt vast wie waarvoor getekend heeft, welke besluiten er liggen en welke documenten bij de vereniging horen. De cijfers houdt u in uw eigen boekhouding bij; in het dossier bewaart u de jaarstukken, het kascommissieverslag en het besluit tot decharge.
Ja, met een register dat u zelf invult en bijhoudt. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra een verwerking niet incidenteel is, dus in de praktijk heeft ook een vereniging vrijwel altijd een register nodig. Bestuursdossier geeft u de structuur en de herinnering om het actueel te houden, maar levert geen juridisch advies.
Zegel kost 18 euro per maand, Bestuurskamer 38 euro per maand en Koepel 78 euro per maand. U betaalt per maand en kunt per maand stoppen. Bij vertrek exporteert u het volledige dossier als map met bestanden en een overzicht, zodat de vereniging haar eigen stukken houdt.
Uw bericht komt in de mailbox van Jimenez Julien terecht. U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, met een voorstel voor een rondleiding van een half uur waarin wij uw eigen statuten en agenda als voorbeeld gebruiken. Er volgt geen belscript en geen automatische reeks verkoopmails.
Stukken over besturen, overdragen en vastleggen, geschreven voor mensen die dit werk naast hun baan doen.
Wat aansprakelijkheid voor een vrijwilligersbestuur betekent, wat decharge wel en niet doet, en welke vastlegging het verschil maakt.
Een gedeelde map kost niets en groeit vanzelf dicht. Wat u wint en verliest als u overstapt naar een geordend dossier.
Uren, notariskosten, verzekeringen en software op een rij, zodat de penningmeester een realistische post kan begroten.
Vertel kort hoe uw vereniging of stichting er nu voor staat: hoeveel bestuurders, wanneer de volgende wissel komt en waar de stukken vandaag staan. Wij lopen in een half uur met u door het dossier, met uw eigen statuten en agenda als voorbeeld.
Liever eerst een vraag stellen dan een rondleiding plannen? Dat mag ook. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien zelf.
Rechtstreeks mailen kan altijd:
jimenezjulien42@gmail.comVoor akkoord, namens Bestuursdossier