Privacyverklaring van Bestuursdossier

Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze site is MLJ, uitgever van Bestuursdossier, vertegenwoordigd door Jimenez Julien. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. U bereikt ons voor alle privacyvragen via jimenezjulien42@gmail.com.

Op deze verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing, die geldt sinds 25 mei 2018 en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG.

Welke gegevens wij via het contactformulier verwerken

Deze site is een vitrine. Er is geen account, geen inlog en geen betaalmodule. De enige plek waar u ons uit eigen beweging gegevens geeft, is het contactformulier. Daarin verwerken wij:

• uw naam, zodat wij u kunnen aanspreken;
• uw e-mailadres, zodat wij kunnen antwoorden;
• de naam van uw vereniging, stichting of organisatie, als u die invult;
• het onderwerp dat u kiest, bijvoorbeeld een rondleiding of een van de pakketten Zegel, Bestuurskamer of Koepel;
• de tekst waarin u uw situatie beschrijft;
• technische gegevens die bij de verzending horen, zoals het tijdstip en het IP-adres, verwerkt door onze hostingpartij om misbruik van het formulier tegen te gaan.

Wij vragen niet om financiële gegevens, niet om ledenlijsten en niet om bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG. Zet die dus ook niet in het vrije tekstveld. Wilt u ons uw statuten of een besluitenlijst laten zien, dan spreken wij daarvoor tijdens de rondleiding een veilige weg af.

Waarom wij die gegevens verwerken

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend om uw bericht te beantwoorden, om een rondleiding in te plannen en om eventueel een offerte uit te brengen. Wij gebruiken uw gegevens niet voor profilering, wij verkopen ze niet door en wij zetten u niet zonder uw verzoek op een mailinglijst.

De grondslag is artikel 6, eerste lid, onder b AVG voor zover uw bericht gaat over stappen die aan een overeenkomst voorafgaan, en artikel 6, eerste lid, onder f AVG voor ons gerechtvaardigde belang om binnenkomende vragen te kunnen beantwoorden en het formulier te beschermen tegen misbruik.

Gegevens in het product zelf

Zodra een vereniging of stichting met Bestuursdossier werkt, komt daar een tweede laag bij. Voor de gegevens die u in uw eigen dossier zet, is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij leggen die verhouding vast in een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, voordat het dossier in gebruik wordt genomen.

Het gaat in de praktijk om gegevens van bestuurders en aangewezen vrijwilligers: naam, functie, de datum van benoeming, de termijn volgens de statuten, een zakelijk e-mailadres, en de vastlegging welke machtigingen of sleutels iemand beheert. Daarnaast bewaart u er documenten in, zoals de akte, verslagen en jaarstukken, waarin namen kunnen voorkomen.

Toegang loopt via rollen. Wie geen bestuurder of aangewezen vrijwilliger meer is, verliest de toegang zodra uw organisatie die rol beëindigt. Wij gebruiken de inhoud van uw dossier niet voor eigen doeleinden, niet voor advertenties en niet om diensten aan te bevelen.

Bestuursdossier bevat ook een hulpmiddel om een verwerkingsregister volgens artikel 30 AVG bij te houden. Dat register vult u zelf. Let op dat de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra een verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft; in de praktijk heeft een vereniging daardoor bijna altijd een register nodig.

Hoe lang wij bewaren

• Berichten uit het contactformulier die niet tot een samenwerking leiden, bewaren wij maximaal twaalf maanden, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden als u opnieuw schrijft.
• Correspondentie die tot een overeenkomst leidt, bewaren wij zolang die overeenkomst loopt en daarna zolang dat voor de administratie nodig is.
• Voor gegevens in uw eigen dossier bepaalt uw organisatie de bewaartermijn. Bij beëindiging exporteert u het dossier en verwijderen wij de gegevens binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst staat. Houd daarbij rekening met de bewaarplicht van 7 jaar die voor de administratie geldt.

Wie uw gegevens ontvangt

Wij schakelen Netlify in als verwerker voor de hosting van deze site en voor de afhandeling van het contactformulier. Netlify verwerkt uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en op grond van een verwerkersovereenkomst. Daarnaast gebruiken wij een gewone e-mailvoorziening om uw bericht te lezen en te beantwoorden.

Verder krijgt niemand uw gegevens, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen geen gegevens en wij delen ze niet met advertentienetwerken.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens in het product staan op servers binnen de Europese Unie. Voor de hosting van deze site kan bij Netlify verwerking buiten de Europese Economische Ruimte voorkomen. Voor die gevallen steunt de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de maatregelen die de verwerker daarbij treft. Wilt u weten hoe dat voor uw situatie uitpakt, dan lichten wij dat op verzoek toe.

Beveiliging en datalekken

Wij versturen het verkeer op deze site versleuteld, beperken de toegang tot binnengekomen berichten tot wie ze moet beantwoorden en werken in het product met toegang op rolniveau. Ontstaat er toch een datalek, dan melden wij dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken registreren wij intern, ook de gevallen die wij niet hoeven te melden.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuurt u naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten.

Gaat uw verzoek over gegevens die in het dossier van een vereniging of stichting staan, dan verwijzen wij u naar het bestuur van die organisatie. Dat bestuur is daar verwerkingsverantwoordelijke voor; wij ondersteunen het bij de afhandeling.

Klacht indienen

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de regelgeving, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde. Wie klant is, krijgt bij een wezenlijke wijziging bericht per e-mail. Wat de dienst wel en niet doet, staat beschreven op de pagina over Bestuursdossier; de contractuele afspraken staan in de algemene voorwaarden.