Hoeveel kost het bijhouden van de bestuursadministratie een vereniging per jaar aan uren en geld?

Elk bestuur weet wat de zaalhuur kost en bijna geen enkel bestuur weet wat de eigen administratie kost. Toch is dat precies de post die begint te groeien zodra u hem overslaat. Hieronder staat hoe u de uren en de euro's van uw bestuursadministratie in beeld brengt, en waar u ze in de begroting van de vereniging zet.

Waarom deze rekening zelden op tafel komt

Een vereniging zonder betaald bureau rekent in contributie, zaalhuur en materiaal. De administratie zit daar niet bij, omdat vrijwilligers geen uren declareren. Wat niet gefactureerd wordt, verschijnt niet in de jaarstukken, en wat niet in de jaarstukken staat, bestaat voor de ledenvergadering niet.

Dat is geen boekhoudkundig probleem, maar een bestuurlijk probleem. Zolang de kosten onzichtbaar zijn, kunt u ze niet vergelijken met een alternatief, niet verdelen over meer schouders en niet gebruiken als argument om iets anders te organiseren. De penningmeester die zegt dat er geen geld is voor hulpmiddelen, vergelijkt in stilte met nul, terwijl de echte vergelijking met een stapel avonden is.

Vier soorten kosten die u uit elkaar moet houden

Zet de posten in vier groepen. Die verdeling voorkomt dat u appels met peren vergelijkt en maakt meteen zichtbaar waar u iets aan kunt doen.

1. Uren: de tijd van bestuursleden en vrijwilligers. Onbetaald, maar niet gratis, want die tijd is de schaarste van elke vereniging.
2. Eenmalige kosten: notaris, uittreksels, herstelwerk na een periode van achterstand.
3. Vaste jaarlijkse kosten: opslag, software, verzekering, bankkosten, hosting van de website.
4. Kosten van verwaarlozing: de rekeningen die pas komen als het dossier niet klopt.

Uren zijn de grootste post, ook al staan ze nergens

In een klein bestuur gaat het meeste werk niet naar besluiten nemen, maar naar zoeken. Waar staat de laatste versie van de statuten, wie tekende dat contract, hebben wij dat besluit vorig jaar genotuleerd. Wie de uren wil terugbrengen, moet niet harder werken maar beter vindbaar opbergen.

De uren tellen: een methode, geen gemiddelde

Er bestaat geen landelijk gemiddelde dat op uw vereniging past, en u heeft er ook niets aan. Wat wel werkt, is uw eigen agenda van vorig jaar als rekenblad gebruiken.

• Tel het aantal bestuursvergaderingen en reken per vergadering de voorbereiding, de vergadering zelf en het verslag.
• Tel de algemene ledenvergadering apart, inclusief de jaarstukken, het kascommissieverslag en de oproep aan de leden.
• Tel de terugkerende administratieve klussen: contributie innen, contracten verlengen, ledenmutaties verwerken, subsidie verantwoorden.
• Tel de incidenten: een bestuurswissel, een statutenwijziging, een lek in de ledenlijst, een geschil met een leverancier.
• Tel apart hoeveel tijd er opgaat aan zoeken en navragen. Dat is het getal dat u wilt verlagen.

Vul die telling met een avond in, met de agenda erbij, en u heeft binnen een uur een eerlijker beeld dan welke schatting ook. Neem het resultaat op in het bestuursverslag, zodat de opvolgers weten waar zij ja tegen zeggen.

De eenmalige kosten: notaris, uittreksels en herstelwerk

Een statutenwijziging loopt via de notaris en is meestal de grootste eenmalige post. Tarieven verschillen per kantoor, dus vraag vooraf een offerte en laat opnemen wat er wel en niet bij zit: het opstellen van de akte, het passeren, de inschrijving en eventueel de doorgifte aan het Handelsregister.

Daarnaast betaalt u voor uittreksels uit het Handelsregister, die u bij de bank en bij subsidieverstrekkers nodig heeft. Reken erop dat u er meerdere per jaar opvraagt, zeker in een jaar met een wissel. Wie na een statutenwijziging zowel langs het Handelsregister als langs de bank moet, vraagt er in dat jaar al snel een handvol op, en dat telt op in de begroting.

De post die niemand begroot, is herstelwerk. Een bestuur dat een dossier overneemt waarin drie jaar niets is bijgehouden, betaalt dat terug in avonden reconstrueren: notulen terugzoeken, besluiten afleiden uit mailwisselingen, machtigingen opnieuw regelen. Die avonden zijn duurder dan het bijhouden ooit was.

De vaste kosten per jaar

Zet de terugkerende posten in een tabel, met per post wie hem betaalt en wanneer hij vervalt. Zo ziet u in een oogopslag welke afspraken er in het overdrachtspakket horen.

Post	Wat u vastlegt	Waar u op let
Opslag en e-mail	Abonnement, aantal accounts, op wiens naam het staat	Staat het op de vereniging of op een prive-account?
Bestuurssoftware	Pakket, prijs per maand, opzegtermijn	Kunt u bij vertrek alles exporteren?
Website en domeinnaam	Hosting, domein, verlengdatum	Wie krijgt de verlengmail?
Bank en incasso	Rekeningkosten, incassant-ID, machtigingsbeheer	Zijn de tekenbevoegdheden actueel?
Verzekeringen	Polissen, dekking, contactpersoon	Loopt de polis nog op de juiste naam?
Accountancy of advies	Uren, tarief, waarvoor u aanklopt	Betaalt u voor werk dat u zelf kunt ordenen?

Bestuursdossier zelf hoort in die tabel bij de softwareregel. Zegel kost 18 euro per maand, Bestuurskamer 38 euro per maand en Koepel 78 euro per maand, wat neerkomt op 216, 456 of 936 euro per jaar. Verricht uw vereniging geen btw-plichtige prestaties, dan kunt u de btw op zulke facturen meestal niet verrekenen; ga daarom uit van het bedrag inclusief btw en laat uw penningmeester dat nakijken.

De kosten van een dossier dat niet klopt

De rekeningen die het hardst aankomen, staan in geen enkele begroting, omdat ze pas verschijnen als er iets misgaat. Vier voorbeelden die in verenigingsland regelmatig voorbijkomen.

• Contributie die blijft hangen. Bij een SEPA-incasso heeft u een incassant-ID en per lid een machtigingskenmerk nodig, en de vooraankondiging gaat standaard veertien dagen vooraf. Raakt de machtigingenadministratie zoek, dan int u niet of onterecht. Een consument kan een doorlopende incasso binnen acht weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken; bij een incasso zonder geldige machtiging loopt die termijn op tot dertien maanden.
• Aanmanen dat geld kost. Wilt u bij een wanbetalend lid buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, dan is bij consumenten eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht. De staffel kent een minimum van 40 euro, maar alleen als u die stap netjes heeft gezet.
• Zoekwerk in oude jaren. De administratie bewaart u zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Wie die stukken los bewaart, betaalt bij elke vraag opnieuw in uren.
• Herstel na een datalek. Een lek meldt u binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het een risico oplevert. De maximale boete uit de AVG bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, bedragen die op grote overtreders zijn gericht, maar het uitzoekwerk en het verlies aan vertrouwen raken ook een kleine vereniging.

Zo zet u het in de begroting

Maak van de administratie een eigen regel in de begroting, niet een restpost onder algemene kosten. Noem hem bestuur en administratie, en zet er de vaste jaarlijkse kosten in plus een reservering voor de eenmalige posten die u ziet aankomen.

Reserveer daarnaast voor het jaar van de wissel. Een bestuur dat weet dat er over twee jaar drie functies vrijkomen, zet nu al een bedrag opzij voor uittreksels, een mogelijke statutenwijziging en de uren van de overdracht. Hoe zwaar zo'n jaar kan uitpakken, is te zien in het geschetste voorbeeld van een muziekvereniging waar drie bestuurders tegelijk vertrekken.

Wat u aan de ledenvergadering laat zien

Leg de leden niet alleen het bedrag voor, maar ook de uren. Een regel als "het bijhouden van statuten, besluiten en machtigingen kostte ons dit jaar zoveel avonden" doet meer voor de werving van nieuwe bestuursleden dan welke oproep ook, omdat het werk eindelijk zichtbaar wordt.

Zet er ook bij wat de vereniging ervoor terugkrijgt: een dossier dat bij de volgende wissel binnen een avond overdraagbaar is. Twijfelt de vergadering of daar software voor nodig is, dan zet de vergelijking tussen een gedeelde map en een echt bestuursdossier de voors en tegens nuchter naast elkaar.

Waar u het snelst wint

Bezuinigen op de administratie lukt zelden door minder te doen. Het lukt door hetzelfde werk minder vaak over te doen.

1. Werk met een vaste indeling die niet meebeweegt met de voorkeur van de zittende secretaris.
2. Houd een doorlopende besluitenlijst naast de notulen, zodat niemand twaalf verslagen hoeft te lezen voor een antwoord.
3. Hang toegang aan rollen in plaats van aan namen, zodat een wissel geen migratie wordt.
4. Zet de vervaldata van contracten en polissen in de agenda van het hele bestuur, niet in het hoofd van een persoon.
5. Plan een vast opruimmoment per jaar, waarop u ook controleert wat buiten de bewaartermijn valt.

Conclusie: maak de rekening zichtbaar en hij wordt lager

De bestuursadministratie kost uw vereniging vooral avonden, en die avonden lopen op naarmate stukken slechter vindbaar zijn. Tel de uren met uw eigen agenda, zet de vaste kosten in een aparte begrotingsregel, reserveer voor het jaar van de wissel en houd de posten die pas bij verwaarlozing verschijnen apart in beeld.

Wilt u de indeling niet zelf bedenken, dan neemt de praktische gids voor het opbouwen van een bestuursdossier u langs de eerste avond. En wilt u die structuur kant en klaar, dan levert het abonnement van Bestuursdossier voor verenigingen en stichtingen de vaste laden, de besluitenlijst en het overdrachtspakket al ingericht. De artikelen op deze site schrijft Jimenez Julien, die deze dienst bouwt naast de vragen van vrijwilligersbesturen. Wilt u eerst zien of het bij uw begroting past, vraag dan een rondleiding aan via het contactformulier; u krijgt binnen twee werkdagen antwoord.