Klopt het dat u als vrijwillige bestuurder persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld?

Het is de vraag die op elke ledenvergadering wel een keer valt: kan ik als vrijwilliger straks persoonlijk worden aangesproken? Het korte antwoord is dat het kan, maar niet snel, en dat u zelf veel invloed heeft op de kans. Hieronder staan de vragen die vrijwilligersbesturen het vaakst stellen, met per vraag wat u er in uw eigen dossier aan kunt doen.

Kan een vrijwillige bestuurder echt persoonlijk worden aangesproken?

Ja, dat kan. U bestuurt namens de rechtspersoon, en normaal gesproken is de vereniging of stichting zelf de partij die verplichtingen aangaat en aansprakelijk is. Persoonlijke aansprakelijkheid komt pas in beeld als een bestuurder zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en hem daarvan een ernstig verwijt te maken valt.

Dat de functie onbezoldigd is, maakt daarbij geen wezenlijk verschil. Een vrijwilliger die het geld van de vereniging beheert, draagt dezelfde verantwoordelijkheid als iemand die ervoor betaald krijgt. Wat wel meetelt, is wat u redelijkerwijs kon weten en of u heeft gehandeld zoals een zorgvuldig bestuurder in die situatie zou doen.

Dit artikel geeft geen juridisch advies. Speelt er iets concreets, leg de situatie dan voor aan een jurist of notaris.

Wat betekent behoorlijk besturen in de praktijk?

Behoorlijk besturen is minder ingewikkeld dan het klinkt. Het komt neer op een handvol gewoonten die u op elke bestuursvergadering kunt volhouden.

• U kent de statuten en houdt zich eraan, ook als het onhandig uitkomt.
• U neemt besluiten in het bestuur en legt ze vast, in plaats van ze in een groepsapp te laten ontstaan.
• U houdt zicht op de financiele positie en waarschuwt op tijd als die verslechtert.
• U scheidt het vermogen van de vereniging strikt van uw eigen geld.
• U vraagt advies als een besluit uw kennis te boven gaat, en noteert dat u dat heeft gedaan.

Waarom vastleggen zelf al beschermt

Achteraf gaat het bijna altijd om dezelfde vraag: wat wist u toen, en wat heeft u toen gedaan. Een besluit met een datum, een onderbouwing en een uitvoerder is het verschil tussen een verdedigbare afweging en een verhaal dat niemand meer kan reconstrueren.

Wat regelt de WBTR hierover precies?

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen geldt sinds 1 juli 2021 voor elke vereniging en stichting. De wet regelt onder meer tegenstrijdig belang, de aansprakelijkheid van bestuurders en een regeling voor belet en ontstentenis, dus voor de situatie waarin bestuurders er tijdelijk of helemaal niet meer zijn.

Belangrijk om te weten: die regels werken rechtstreeks, ook als uw statuten nog uit de tijd daarvoor stammen. U hoeft dus niet te wachten op een gang naar de notaris om ze toe te passen. Welke afspraken u daarvoor vastlegt, en wanneer een statutenwijziging toch nodig is, staat uitgewerkt in het overzicht van wat de WBTR van het bestuur van een kleine vereniging vraagt.

Wat doe ik bij een tegenstrijdig belang?

Een tegenstrijdig belang is niet verdacht, het is alledaags. De penningmeester wiens bedrijf de website onderhoudt, het bestuurslid dat de zaal van een familielid huurt, de voorzitter die ook in het bestuur van de koepel zit: het gebeurt in vrijwel elke vereniging.

De regel is niet dat het verboden is, maar dat u er niet zelf over beslist. Wie een persoonlijk belang heeft bij een besluit, neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming daarover. Werk daarbij als volgt.

1. Meld het belang zodra u het herkent, voordat het punt inhoudelijk wordt besproken.
2. Noteer in de notulen wie het belang meldde en waar het uit bestond.
3. Laat de betrokkene de bespreking van dat punt verlaten of in elk geval niet meestemmen.
4. Noteer wie er wel hebben besloten en op welke gronden.
5. Bewaar de offertes of alternatieven die u heeft bekeken, zodat zichtbaar is dat de keuze zakelijk is gemaakt.

Is decharge een vrijbrief?

Nee. Decharge is een besluit van de ledenvergadering of het toezichthoudend orgaan dat het bestuur ontslaat van verantwoording over het gevoerde beleid van een bepaald jaar, op basis van wat er in de stukken zichtbaar was. Wat niet in die stukken stond, valt er in beginsel buiten.

Daarom is decharge alleen iets waard als de jaarstukken volledig zijn en het kascommissieverslag erbij zit. Leg de decharge ook echt vast als besluit, met jaartal, datum en uitslag. Een zin in de notulen dat "de vergadering akkoord ging" is te mager om jaren later op terug te vallen.

Wat als ik het niet eens ben met een besluit van de rest?

Een bestuur besluit als college, en dat betekent dat u ook meedraagt aan besluiten waar u tegen was. Wilt u zich daarvan kunnen distantieren, dan moet dat zichtbaar zijn op het moment zelf, niet achteraf.

Laat uw tegenstem met redenen in de notulen opnemen. Wie pas na de problemen zegt dat hij het er nooit mee eens was, staat met lege handen.

Blijft u het fundamenteel oneens over iets dat de vereniging in gevaar brengt, overweeg dan aftreden. Doe dat schriftelijk, met datum, en zorg dat de uitschrijving bij de Kamer van Koophandel daadwerkelijk wordt doorgevoerd.

Blijf ik aansprakelijk na mijn vertrek?

Uw verantwoordelijkheid loopt over de periode waarin u bestuurder was, en die verdwijnt niet op de dag dat u opstapt. Wat wel telt, is dat glashelder is wanneer die periode eindigde.

Zorg daarom voor drie dingen bij vertrek: een ontslag- of aftreedbesluit met datum, een actuele inschrijving in het Handelsregister, en het intrekken van uw bankbevoegdheden en toegangen. Zolang u nog als bestuurder staat ingeschreven, wekt u naar buiten toe de indruk dat u dat bent. Hoe vaak dat misgaat, en wat dat aanricht, laat het overzicht van veelgemaakte fouten bij een bestuursoverdracht zien.

Moeten wij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afsluiten?

Dat is een afweging, geen verplichting. Zo'n verzekering dekt in de regel de kosten van verweer en bepaalde schade, maar niet opzet of bewuste roekeloosheid. Vraag bij een offerte altijd door op drie punten.

• Zijn oud-bestuurders gedekt voor de periode dat zij in functie waren?
• Geldt de dekking ook voor vrijwilligers met een mandaat, zoals een commissie die zelf inkoopt?
• Wat verwacht de verzekeraar aan administratie voordat hij uitkeert?

Dat laatste punt is veelzeggend: ook een verzekeraar wil besluiten, jaarstukken en machtigingen zien. Een polis vervangt een ordelijk dossier dus niet, hij bouwt erop voort.

Welke risico's rond gegevens raken ons als bestuur?

Verenigingen verwerken meer persoonsgegevens dan zij denken: ledenlijsten, bankgegevens, soms gezondheidsgegevens bij sport of zorgactiviteiten, die als bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 AVG vallen en extra bescherming vragen.

Een verwerkingsregister volgt uit artikel 30 AVG; de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra een verwerking niet incidenteel is, dus in de praktijk heeft ook uw vereniging er een nodig. Een datalek meldt u binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het een risico oplevert, en intern registreert u elk lek.

De maximale boete uit de AVG bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet en richt zich op de verwerkingsverantwoordelijke, dus op de vereniging zelf. Voor een klein bestuur zit het werkelijke risico minder in zulke bedragen dan in het herstelwerk, de meldplicht en het vertrouwen van de leden.

Wat leg ik vast om achteraf iets te kunnen laten zien?

Een bestuurder die zich zorgen maakt over aansprakelijkheid, heeft niet meer regels nodig maar betere sporen. Deze stukken doen het werk.

• De geldende statuten en een vers uittreksel uit het Handelsregister, met het KVK-nummer van acht cijfers.
• Benoemings- en aftreedbesluiten met datum, per persoon en per functie.
• Een doorlopende besluitenlijst naast de notulen, met nummer, datum, uitvoerder en status.
• Meldingen van tegenstrijdig belang, met wie er buiten de besluitvorming bleef.
• Jaarstukken, begroting, kascommissieverslag en het dechargebesluit per jaar.
• Een overzicht van machtigingen en tekenbevoegdheden, met de datum waarop ze zijn ingetrokken.
• Het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomsten die u op grond van artikel 28 AVG sluit.

Bewaar dat samenhangend en niet verspreid over privemappen. De administratie bewaart u zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Hoe zo'n overdracht er in een druk seizoen uitziet, staat in het geschetste voorbeeld van een muziekvereniging die drie bestuurders tegelijk zag vertrekken.

Conclusie: zorgvuldigheid is aantoonbaar of niet

Persoonlijke aansprakelijkheid is voor een vrijwillige bestuurder geen dagelijkse dreiging, maar wel een reele mogelijkheid als besluiten nergens staan, belangen niet worden gemeld en het Handelsregister achterloopt. Alles wat u ertegen doet, komt neer op hetzelfde: op tijd melden, netjes besluiten en het vastleggen zo inrichten dat een ander het over drie jaar nog kan volgen.

Die sporen bij elkaar houden is precies waarvoor Bestuursdossier is gemaakt, met besluitenlijst, rollen en machtigingen op een plek, ook als het hele bestuur wisselt. De artikelen en de dienst komen van Jimenez Julien, die het werk van vrijwilligersbesturen van dichtbij kent. Wilt u weten hoe uw eigen bestuur ervoor staat, vraag dan een rondleiding van een half uur aan via het contactformulier; u krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.